Selbstmanagement: Drei erledigen, Rest liegen lassen!

„Ich habe heute noch mindestens sieben Termine“, „Ich habe noch 20 ToDo’s auf der Liste“, „Ich bekomme jeden Tag 200 Emails“. Der ganz normale Managementwahnsinn mit der Frage: Wer soll das denn alles schaffen? Aber es gibt eine einfache Antwort: Liegen lassen! Optimales Zeitmanagement beginnt mit Weglassen. Die Idee basiert auf der Eisenhower-Matrix.

Drei Schritte bringen dich zu effektivem Zeitmanagement

  1. Bevor du dich irgendeiner Aufgabe widmest, kläre die einfachen Fragen: Ist sie sehr wichtig? Ist sie außerdem sehr dringend?
  2. Betrachte nicht jede Email-Antwort als „Arbeit“. Dinge die schnell erledigt sind, kannst du auch im Vorbeigehen lösen.
  3. Wiederhole  Schritt 1 solange bis genau noch drei Aufgaben übrig bleiben, die du nur noch in eine Reihenfolge bringen musst. Erst dann legst du los.

Erledige jeden Tag nur 3 sehr wichtige und sehr dringende Angelegenheiten! Du wirst sehen, wieviel mehr am Ende der Woche geschafft ist. Statt hundert angefangener Probleme wirst du 15 abschließend gelöst haben. Gutes Selbstmanagement bedeutet vor allem Aussortieren. Liegen lassen ist eine mutige Entscheidung, aber du wirst sehr schnell merken: Es gibt nur wenige, sehr wichtige und sehr dringende Arbeitsaufgaben. Es scheint fast ein Naturgesetz zu sein, dass es höchstens drei sind. Der Rest bleibt (erst einmal) liegen.

Die Eisenhower-Matrix ist ein sehr hilfreiches Instrument, das ich in meinen Coachings und für das eigene Selbstmanagement einsetze. Auch Eisenhower plädierte dafür, zunächst Unwichtiges und nicht Dringendes auszusortieren, bevor er an die Lösung von strategischen Herausforderungen ging.

Die Eisenhower-Matrix für das Selbstmanagement

Dringlichkeit
dringend nicht dringend
Wichtigkeit wichtig sofort selbst erledigen Aufgabe exakt terminieren
und erst dann erledigen
nicht wichtig an kompetente Mitarbeiter
delegieren
nicht bearbeiten
(Papierkorb)

In meinen Seminaren und Coachings zum Zeitmanagement erfährst du anschaulich, wie du diese Matrix in die tägliche Arbeit integrieren kannst. Der Papierkorb ist übrigens weniger gefährlich als viele glauben. Aufgaben, die du eventuell falsch eingeschätzt hast – die also doch dringend und wichtig sind – kommen von ganz allein wieder. Darauf kannst du dich verlassen.

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